Eine Frage, die mir sehr häufig gestellt wird, ist: „Wie kann ich meine Aufgaben so vorbereiten, dass ich sie auch irgendwann delegieren kann? Und wie finde ich jemanden Geeigneten dazu?“
Da ich selbst noch sehr am Anfang stehe, was das eigene Team angeht, bin ich sehr froh, dass uns Marina Friess Einblicke in ihr Team, ihre Arbeitsvorbereitung und alles, was das Delegieren anbelangt, gibt.
Marina veranstaltet Kongresse für Business-Frauen, gibt Vorträge, arbeitet 1:1 und hat Online-Programme für den Business-Aufbau.
Folgende Fragen habe ich Marina im Interview gestellt:
- Wie schaut dein Team aus?
- Was delegierst du?
- Wie hast du dein Team aufgebaut?
- Wie können sich meine LeserInnen darauf vorbereiten, um gewisse Dinge zu delegieren?
Wie sieht dein Team aus, Marina?
Ich habe ein mittlerweile gut funktionierendes Team, das hat aber auch seine Zeit gedauert.
Alina kümmert sich um die PR, außerdem gibt es ein Team für Online-Marketing und SocialMedia, Werbeanzeigen und Newsletter-Gestaltung. Meine Assistentin habe ich am längsten, nämlich seit 2014, Feminess wurde 2012 gegründet. Diese zwei Jahre habe ich mir Zeit gegeben, um mein Business so weit zu bringen, dass ich jemanden fix einstellen kann.
Mein Team funktioniert gut miteinander, weil jeder weiß, was wer zu tun hat. Das ist genau festgeschrieben und mit Laufzetteln organisiert. Meine Assistentin ist eine „gestandene Frau“, die alles koordiniert und den Freelancern zuarbeitet. Alle arbeiten eigenständig im Home-Office und sind total diszipliniert. Für die Homepage habe ich jemanden, der etwas älter ist, die Mitarbeiter für Social-Media sind Mitte 20, für das Bloggen und fürs Podcasten gibt es eine 21-jährige. Das ergibt ein sehr homogenes Team, in dem alle Teammitglieder voneinander lernen können.
Was genau delegierst du?
Ich delegiere alles weg, außer dem, was ich selbst tun muss. Also alles was von Feminess inhaltlich rausgeht, ist auf meinem Mist gewachsen. Außerdem mache ich alles selbst, was Ziele und Visionen für das Unternehmen angeht, fülle neue Produkte inhaltlich und mache Videos natürlich auch selbst.
Danke fürs Zuhören!
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Wie hast du es hinbekommen, das Team zusammenzustellen, denn auf der einen Seite werden gute VAs händeringend gesucht und VAs suchen händeringend Kunden?
Meine Assistentin habe ich über eine Kleinanzeige in der Region gefunden, die anderen Mitarbeiter über Empfehlung oder auch über die Freelancer-Plattform Twago. Ich lasse mich da viel von meinem Gefühl leiten und versuche im ersten Kontakt herauszufinden, welche Persönlichkeits-Struktur derjenige hat.
Was alle gemeinsam haben müssen, ist, dass sie Struktur haben, auch wenn es kreative Aufgaben sind, die übernommen werden sollen. Das ist das, was einem aus meiner Erfahrung bei Freelancern das Genick bricht, wenn diese keine Struktur haben.
Wie können sich meine LeserInnen darauf vorbereiten, um gewisse Dinge zu delegieren?
Strukturiert vorbereiten, damit es jemand anderes strukturiert abarbeiten kann ist die Voraussetzung. Und es gibt Dinge, die man als Selbständiger einfach können muss, auch wenn man sich „hinprügeln“ muss.
Eine Grundstruktur muss stehen und dazu muss man sich disziplinieren. Erst wenn du die Struktur verstanden hast, kannst du sie weitergeben. Die Dinge, die ich weg delegiere, habe ich verstanden und könnte sie selbst machen. Wenn jemand ausfällt, bin ich selbst das Backend, das ist zwar nicht optimal, entspricht aber meinem Sicherheitsbedürfnis.
Außerdem geht es auch um eine bestimmte Art des Controllings. Wenn du nicht weißt, wie die Mechanismen funktionieren, wie sollst du sie dann delegieren können?
Ich habe zuerst Simone eingestellt und dann gewartet bis sie sich trägt. Als Rechengrundlage kann man sagen, dass ein Mitarbeiter das 2-3fache von dem, was er verdient, wieder hereinholen muss.
Er soll mir so viel Zeit freischaufeln, dass ich diese Zeit mit einkommensrelevanten Tätigkeiten verbringen kann. Auch dadurch kann das 2-3fache hereingebracht werden.
Wichtig ist es, dass man diese freigeschaufelte Zeit eben nicht verdümpelt, sondern währenddessen für dein Einkommensstrom sorgt.
Wie soll ich wissen, dass sich das auszahlt? Was machst du mit der freigeschaufelten Zeit?
Das eigentliche Problem fängt damit an, dass viele nicht wissen, was ihre Stunde wert ist:
Ein Beispiel: Wenn deine Arbeitsstunde € 50 wert ist, deine Buchhalterin aber € 20 pro Stunde verrechnet, dann ist es doch unlogisch, das selbst zu machen. Ich sorge in der Aufbauphase auch zusätzlich dafür, dass ich in diesen Stunden, die ich abgebe, einkommensrelevante Dinge mache.
Dann ist auch der Schritt, gewisse Dinge abzugeben, nicht so groß. Dieses Risiko muss man für sich so kalkulieren, dass es wieder passt. Wenn du weißt, wie viele Stunden du auslagern möchtest und was dich das kostet, kannst du für die ersten 3-6 Monate auch einen Puffer ansparen, falls sich der Mitarbeiter nicht sofort rechnet.
Wann ist der richtige Zeitpunkt zum Delegieren? In meiner Wahrnehmung fangen viele dann an, zu delegieren, wenn es nicht mehr anders geht. Also wenn Aufträge aus Zeitmangel abgelehnt werden müssen oder Projekte deswegen nicht umgesetzt werden können.
Wenn du Aufträge absagen musst, bedeutet das ja, dass du eigentlich die Kapazität hättest, Aufgaben zu delegieren.
Es gibt keinen richtigen oder falschen Zeitpunkt. Du könntest mit Studenten beginnen, die z.B. 10 Stunden pro Woche für dich arbeiten. Ihnen kannst du einfache Tätigkeiten abgeben und dir dann unbedingt fest versprechen, diese 10 Stunden in Marketing oder andere einkommensrelevante Tätigkeiten zu stecken.
Wenn das funktioniert, kannst du die Stunden aufstocken oder neue Leute ins Team holen.
Man meint oft, man muss sofort eine Entscheidung für ein paar tausend Euro im Monat treffen, das stimmt aber nicht.
Jeder meiner Freelancer hat ein bestimmtes Stundenpaket pro Monat, wenn er darüber hinaus arbeitet, muss er vorher mein OK einholen. Damit sind auch die Fixkosten klar, die anfallen.
… ist seit 2005 Unternehmerin. Mit ihrem Weiterbildungsinstitut Feminess unterstützt sie Geschäftsfrauen und Frauen mit Führungsverantwortung beim Aufbau und Ausbau ihres Unternehmens. In diesem Zusammenhang veranstaltet sie jährlich zahlreiche Kongresse im ganzen deutschsprachigen Raum. Sie begrüßt dort regelmäßig mehrere hundert Geschäftsfrauen. Zusätzlich veröffentlicht sie regelmäßig das Feminess Magazin, ein Business Magazin von Frauen, für Frauen.
Ihren Expertenstatus hat sie sich in ihrer langjährigen Erfahrung als Vertriebsleiterin erarbeitet. Zusätzlich ist sie Dozentin für Eigenmarketing an der Steinbeis Hochschule Köln und Marketingvorstand beim Deutschen Managerverband.
P.S. Und bleib‘ neugierig!